Bei einem Strominfrastrukturunternehmen arbeiten unterschiedliche interne und externe Beteiligte mit mehreren Systemen. Neben Beschäftigten des Unternehmens sollen auch externe Unternehmen und weitere Nutzergruppen auf Informationen und Prozesse zugreifen. Die Systemlandschaft ist entsprechend breit. Im Projekt geht es darum, mehr Transparenz zu schaffen und bestehende Systeme zu verbinden und einzelne abzulösen.
Wir haben die Gesamtaufgabe in kleinere Themen geteilt und mit Planung und Prognose im Finanzbereich begonnen. Dafür haben wir Prozesse und Informationsbedarfe aus Finance, Controlling, Beschaffung und Projektleitung aufgenommen. Entstanden ist ein Werkzeug, das Projekte mit geplanten und tatsächlichen Kosten und Mengen zeigt. Die Werte werden quartalsbezogen betrachtet. Zudem ist sichtbar, welche Projekte beispielsweise geprüft oder neu prognostiziert werden sollen.
Die Nutzeroberfläche haben wir als Power App umgesetzt. Im Hintergrund kommt eine SQL-Datenbank zum Einsatz, die mit weiteren Systemen verbunden ist, darunter auch SAP. Aus der Anwendung kann zudem in andere Systeme und Ablagen gewechselt werden. Änderungen dort werden synchronisiert und anschließend wieder in der Anwendung angezeigt. Nicht alle Systeme waren technisch einfach anzubinden.
Eine weitere Herausforderung lag in der Abstimmung zwischen den beteiligten Bereichen. Bereits die Aufnahme der Ist-Prozesse war aufwendig. Bei der Modellierung der Soll-Prozesse gingen die Meinungen auseinander, und Entscheidungen fielen teilweise nur langsam. Zu Beginn war der Ansatz, die Prozesse umfassend aufzunehmen und möglichst alle Beteiligten einzubeziehen. Das führte jedoch dazu, dass die Arbeit nur langsam vorankam.
Daraufhin haben wir die Vorgehensweise verändert. Statt zunächst alle Anforderungen vollständig zu sammeln, haben wir einen konkreten Stand vorbereitet und den beteiligten Abteilungen und Entscheidenden gezeigt. Auf dieser Grundlage haben wir die Lösung weiterentwickelt und um zusätzliche Wünsche ergänzt. Die Erkenntnis: erst beginnen, dann am konkreten Arbeitsstand weiterarbeiten.
Auch innerhalb des größeren Entwicklungsteams spielte die Weitergabe von Informationen eine Rolle. Projektwissen sollte nicht lediglich in weiteren Wiki-Seiten, SharePoint-Einträgen, Excel-Dateien oder Präsentationen abgelegt werden. Entwicklerinnen und Entwickler sollten für ihre jeweilige User Story wissen, wo die relevanten Informationen zu finden sind. Dafür war eine stärkere Bündelung von Dokumentation und Informationen notwendig.