Eine Organisation aus dem Bildungssektor beantragt für einzelne Einrichtungen staatliche Förderungen. Die Förderung richtet sich unter anderem nach der Größe der Einrichtung oder der Zahl der Kinder. Beantragt wird auf Basis einer Prognose. Später wird geprüft, wie sich die tatsächlichen Werte entwickelt haben und ob daraus Rückzahlungen oder weitere Ansprüche entstehen.
Die zugehörigen Informationen lagen bislang an mehreren Stellen. Die Kommunikation mit Behörden lief überwiegend über Outlook. Für verschiedene Förderarten nutzten die Behörden eigene Webseiten. Dokumente wurden von den beteiligten Fachbereichen in Dropbox abgelegt. Zwar gab es dort eine vorgegebene Struktur, diese wurde jedoch nicht durchgängig eingehalten. Ordner konnten frei angelegt, Inhalte verschoben oder versehentlich gelöscht werden. Auch dadurch wurde das spätere Wiederfinden von Informationen erschwert.
Die Nachvollziehbarkeit ist in diesem Prozess besonders relevant, weil Prüfungen je nach Region zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden können. Eine Prüfung kann im Folgejahr oder erst fünf Jahre später erfolgen. Dann muss nachvollziehbar sein, welche Angaben ursprünglich gemacht wurden, welche Werte später tatsächlich vorlagen und welche Unterlagen zu dem Vorgang gehören. Zusätzlich müssen Angaben quartalsweise nachgewiesen werden können.
Für den Prototyp haben wir zunächst eine Region betrachtet. In sechs Wochen haben wir den Ist-Prozess aufgenommen, den Soll-Prozess skizziert und daraus eine Power App entwickelt. Im Hintergrund wurden Power-Automate-Flows eingesetzt, unter anderem für E-Mails und das Verschieben von Inhalten. Eine Statusanzeige macht sichtbar, an welcher Stelle sich ein Antrag im Prozess befindet.
Für einen Vorgang können Beantragung, Freigaben, Informationen und der E-Mail-Verlauf zusammengeführt werden. Uploads und Statuswechsel lassen sich nachvollziehen; Vorgänge können archiviert und historisiert werden. Auch eine Managementfreigabe wurde in den Prozess aufgenommen. Bei späteren Anfragen liegen die Informationen in der Anwendung, statt verteilt in Outlook, Dropbox und lokalen Ablagen. Ein Export für Behörden ist vorgesehen.
Auf Schnittstellen zu den unterschiedlichen Behördenlösungen haben wir bewusst verzichtet, damit die Lösung auch für weitere Regionen und Behörden nutzbar ist. Externe Dokumente können deshalb weiterhin auf unterschiedlichen Wegen eingehen und anschließend in der Anwendung abgelegt werden.