Ausgangspunkt war eine Projektportfoliosteuerung auf SharePoint-Basis. Nach der Ausgliederung eines Unternehmensbereichs musste sie in der neuen Organisation zunächst weiterbetrieben, instand gehalten und abgesichert werden. Über das System wurden unter anderem Termine, Budgets, Leistungen und Arbeitsunfälle verfolgt. Der zugrunde liegende Prozess erstreckte sich über mehrere Organisationseinheiten.
Mit wachsender Nutzung zeigten sich Grenzen des bestehenden Ansatzes. Es entstanden große Datenmengen, viele Personen arbeiteten gleichzeitig im System und technische Grenzen von SharePoint spielten eine Rolle. Hinzu kam eine Benutzeroberfläche, die aus Anwendersicht nicht intuitiv genug war. In der Folge traten Fehler bei den Daten auf, während die Möglichkeiten für Reporting und Auswertung begrenzt blieben.
Zuerst haben wir die bestehende Lösung wieder zuverlässig nutzbar gemacht. Danach haben wir das Thema neu aufgesetzt: Anforderungen aufgenommen, Prozesse modelliert, das Design festgelegt und die Veränderung in der Organisation begleitet. Entstanden ist eine Anwendung auf Dataverse mit einem Datenmodell für alle Organisationseinheiten.
Eine zentrale Anforderung war die Dynamik innerhalb der Organisation. Unterschiedliche Organisationseinheiten benötigen unterschiedliche Datenfelder und damit teilweise unterschiedliche Ausprägungen desselben Steuerungsprozesses. Die Anwendung wurde deshalb so angelegt, dass verschiedene Szenarien innerhalb der Organisation modelliert werden können, ohne auf eine einmal festgeschriebene Struktur beschränkt zu sein.
Verbessert wurden vor allem Reporting, Auswertungsmöglichkeiten und Transparenz. Gleichzeitig verringerte sich der Aufwand für die Erstellung von Unterlagen. Wichtiger noch war eine Erkenntnis aus der Entwicklung: Bei einer komplexen Anwendung reicht eine allgemeine Anforderungsbeschreibung nicht. Auch scheinbar einfache Funktionen können technisch aufwendig sein.
Entscheidend wurde deshalb, Akzeptanzkriterien bereits in den User Stories präzise festzuhalten. Das schafft ein gemeinsames Verständnis darüber, was eine Funktion tatsächlich leisten muss, und verbessert das Erwartungsmanagement zwischen Fachseite und Entwicklung. Gerade bei großen internen Steuerungssystemen wird die Qualität der Anforderungsaufnahme damit zu einem eigenständigen Erfolgsfaktor.