In einem Energieinfrastrukturprojekt mussten zahlreiche Auftragnehmer koordiniert und umfangreiche Projektdokumentationen verwaltet werden. Dokumente mussten geprüft, freigegeben und innerhalb der Ablagestruktur weitergeführt werden. Die bestehende Arbeitsweise beruhte wesentlich auf manueller Pflege: In Excel wurde nachgehalten, welche Dokumente bereits gesichtet waren und welche Kommentare dazu vorlagen. Gleichzeitig fehlte eine eindeutige Zuordnung zwischen Dokumenten und Bestellungen.
Niemand konnte verlässlich sagen, welche vereinbarten Dokumente vorlagen, welche fehlten und zu welcher Leistung sie gehörten. Das kostete Zeit und Geld und machte den Projektstatus unsicher.
Wir haben deshalb einen Schritt früher angesetzt als klassisches Dokumentenmanagement: Jedes Dokument wird als Soll angelegt, bevor es entsteht. Schon bei der Vertragserstellung steht fest, welche Dokumente der Lieferant liefern muss. Kommt das Dokument, wird es dem vorgesehenen Element zugeordnet und durchläuft einen festgelegten Prüf- und Freigabeprozess.
Technisch wurde dafür ein Ansatz mit SharePoint als Grundlage gewählt, ergänzt um Power Automate und eine Oberfläche in Power Apps. Eine wesentliche Herausforderung lag in Revisionen, paralleler Bearbeitung und unterschiedlichen Bearbeitungsständen. Entsprechend wichtig waren Änderungsnachverfolgung, ein Änderungsprotokoll und eine umfassende Fehlerbehandlung. Selbst scheinbar einfache Sonderfälle können einen Prozess blockieren – etwa wenn ein Ordner verändert werden soll, während darin eine Datei bearbeitet wird.
Der wesentliche Effekt liegt in der entstandenen Nachvollziehbarkeit. Nun lässt sich erkennen, welche vereinbarten Dokumente vorhanden sind, was fehlt und welcher Leistung sie zugeordnet sind. Ebenso kann nachvollzogen werden, was pünktlich oder verspätet eingereicht wurde und bei welchen Dokumenten wiederholt Anmerkungen entstanden.
Wer sofort mit dem Bau der Lösung beginnt, überspringt den schwierigeren Teil. Wie viele Prüfer es gibt, welche Rolle Auftragnehmer haben, wie freigegeben wird und wer Zugang erhält, entscheidet jede Organisation selbst. Erst wenn das geklärt ist, bildet das System ab, was im Projekt tatsächlich geschehen soll.